Archivace účetních dokladů v elektronické formě
30/04/19
Informace KHK
Jak archivovat v elektronické podobě doklady týkající se cestovních náhrad?
Dotaz:
Archivujeme doklady v listinné formě. Nyní zvažujeme přechod na elektronickou formu jen u cestovních příkazů včetně skenování příloh (např. jízdenka, faktura za ubytování atd.).
1. Je dostačující archivovat jen skeny dokladů bez uchování originálů?
2. Je možné kombinovat archivaci listinnou (většina dokladů) a elektronickou (cestovní příkazy)?
Odpověď:
Otázku převodu formy u účetních dokladů (účetních záznamů) upravuje zákon o účetnictví § 33 odst. 3 a 4
(3) Účetní jednotka může provést převod účetního záznamu z jedné formy do jiné nové formy. Tímto převodem vzniká nový účetní záznam. V uvedeném případě je účetní jednotka povinna zajistit, že obsah účetního záznamu v nové formě je shodný s obsahem účetního záznamu v původní formě. Splnění uvedené povinnosti se má za prokázané, pokud účetní jednotka předloží účetní záznam v původní i nové formě a jejich obsah je shodný. Splnění této povinnosti však účetní jednotka může prokázat i jiným způsobem, který nezpochybní žádná z osob, které s převedeným záznamem pracují. V případě nezpochybnění průkaznosti převodu účetního záznamu žádnou z osob, které s převedeným záznamem pracují, se u účetních záznamů, které nejsou označeny skartačními znaky pro výběr nebo archiválii podle zvláštního právního předpisu, nevyžaduje předložení účetního záznamu v původní formě a pro záznamy v původní formě neplatí ustanovení § 31.
(4) Účetní záznam v technické nebo smíšené formě, se skartačními znaky "A" nebo "V" vzniklý z činnosti účetní jednotky, musí být ve formátu, který zaručí jeho neměnnost a umožní jeho následnou čitelnost pro fyzickou osobu. Pokud tuto podmínku nemůže účetní jednotka zabezpečit, převede takové účetní záznamy do listinné formy odpovídající době jejich vyřízení a opatří je náležitostmi originálu, a to nejpozději před jejich zařazením do výběru archiválií ve skartačním řízení nebo mimo něj; obdobně postupuje při nakládání s účetními záznamy přijatými účetní jednotkou v technické, případně smíšené formě, u účetních záznamů obsahujících uznávaný elektronický podpis včetně průkazného potvrzení v listinné formě o platnosti uznávaného elektronického podpisu v době přijetí účetního záznamu. Účetní jednotka je povinna disponovat účetními záznamy, kterými dokládá formu vedení účetnictví.
Z pohledu daně z přidané hodnoty je na pravidla pro převod daňového dokladu z listinné do elektronické podoby pamatováno v Informaci GFŘ k pravidlům fakturace ve vztahu k implementaci Směrnice EU/45/2010 do zákona o DPH, Č.j.: 10148/13/7001-21000-506729 (celé znění je zveřejněno zde https://www.financnisprava.cz/assets/cs/prilohy/d-seznam-dani/2013_Informace_GFR_k_fakturaci.PDF)
9.1.2 Uchovávání daňových dokladů vystavených v listinné podobě
Za účelem uchovávání daňových dokladů v praxi často dochází k převodu daňových dokladů z listinné podoby do elektronické. Při převodu daňového dokladu z listinné podoby do elektronické (např. při skenování) je nezbytné zajistit věrohodnost původu daňového dokladu, neporušenost jeho obsahu a čitelnost. Při zajištění těchto vlastností daňových dokladů není nezbytné převádět do elektronické podoby i související dokumenty, které v daném konkrétním případě vytvářejí auditní stopu (tj. např. smlouvy, objednávky, dodací listy, doklady o zaplacení atd.). Z důvodu opatrnosti (např. z důvodu případných budoucích občansko–právních řízení apod.) však lze doporučit zvážit i po naskenování daňových dokladů jejich paralelní uchovávání v původní listinné podobě.
10.3.2 Převod daňových dokladů z listinné do elektronické podoby
Pokud převod z listinné do elektronické podoby provádí vystavitel písemnosti, pak stačí, když elektronickou variantu zabezpečí platným uznávaným elektronickým podpisem či odešle datovou schránkou. V podstatě se pak na elektronickou verzi bude pohlížet stejně, jak je uvedeno výše. V případě, že elektronickou verzi předá (odešle) bez využití prostředků elektronického zabezpečení, nebude tento elektronický dokument splňovat požadavky na průkaznost obsahu a původu, pokud nebude doložena tato průkaznost jinak. V případě konverze daňových dokladů z listinné do elektronické podoby příjemcem plnění je možno věrohodnost původu a neporušenost obsahu při konverzi prokázat například konverzí dokumentu autorizovaným pracovištěm, jako je například Czech Point České pošty či obdobně jako v běžných případech dostatečnou auditní stopou a vazbou konvertovaného daňového dokladu na další dokumenty (smlouva, objednávka, příjemka apod.).
Převod daňových dokladů z listinné do elektronické formy je možný také pro doklady vystavené před datem účinnosti novely zákona o DPH (1. ledna 2013).
A nyní konkrétně k Vašim otázkám.
ad 1.
Nepředpokládám, že při pracovních cestách vznikají náklady významně ovlivňující výsledek hospodaření, které by v případě převodu dokladu z listinné do elektronické formy a skartaci původních dokladů, měly být zpochybňovány, ve smyslu citovaného ustanovení zákona o účetnictví § 33 odst. 3.
V případě, že přílohy vyúčtování pracovní cesty obsahují daňové doklady, kde byl uplatněn odpočet daně, bude se převod z listinné do elektronické formy posuzovat z pohledu DPH. Dá se předpokládat, že správce daně bude vycházet z citované Informace GFŘ k fakturaci. Opět nepředpokládám, že se bude jednat o zásadní částky odpočtu daně, kde by se požadovala konverze dokladu zajišťovaná autorizovaným pracovištěm. Plátce by případně přistoupil k prokazování odpočtu daně formou tzv. auditní stopy.
Z pohledu účetního a daňového bude podstatné, aby účetní jednotka – daňový subjekt prokázala, že se pracovní cesta uskutečnila, jedná se o náklad vynaložený na dosažení, zajištění a udržení příjmů a souvisí s ekonomickou činností plátce DPH. Uvedené skutečnosti, lze doložit jak původními listinnými doklady, tak i jejich skeny.
ad 2.
Archivace v kombinaci některých dokladů v listinné a jiných v elektronické formě je možná a v praxi často využívaná. Obdobně je možné uschovávat např. vyúčtování pracovní cesty v elektronické formě a přílohy vyúčtování (jízdenky, doklady za ubytování apod.) ve formě listinné. V těchto případech musí účetní záznam i účetní doklad obsahovat identifikátor, kterým lze nezaměnitelně určit vzájemnou vazbu mezi účetním záznamem a účetním dokladem, včetně souvisejících skutečností. Jinak řečeno u vyúčtování pracovní cesty v elektronické formě musí být uvedeno, že se k němu vztahují přílohy s jejich identifikováním a u příloh musí být údaj, k jakému vyúčtování pracovní cesty se vztahují.
Zařazeno v Aktuality